E-Rechnung vs. EDI

E-Rechnung

Was ist eine E-Rechnung?

• Digital
• Struktuierte Form
• Machinenlesebar
• Medienbruchfreie Verarbeitung
• PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung

Ein Klassisches Format ist die EDIFACT INVOIC (EDI), die seit Jahren vom Finanzamt anerkannt wird.

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CEN-Norm EN 16931

Die EU-Gesetzgebung hat die E-Rechnung in der Norm EN 16931 geregelt.

• Richtlinie 2014/55/EU
• Festlegung auf XML
• Semantisches Datenmodell
• Definition der Kernelemente
• Nach UStG erforderlichen Angaben vollständig extrahierbar
• Möglichkeit der Core Invoice Usage Specification (CIUS)
• EDIFACT INVOIC ist kein XML
• EDIFACT INVOIC ist voraussichtlich EN 16931 interoperabel

Detailregelungen zu EN 16913 konformen XML-Rechnungen werden von den Ländern in CIUS geregelt. Die deutsche XRechnung ist eine CIUS der europäischen Norm.

X-RechnungHandout laden

XRechnung

• Deutsche CIUS vom Norm EN 16931
• Standard zur elektronischen Rechnungsstellung
• Semantische Detaillierung der Elemente des europäischen Modells
• Kann durch Extension ergänzt werden (Unterpositionen)
• Erstellt von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT)
• Hinter KoSIT steht der IT-Planungsrat des Bundes

XRechnung ist als CIUS eine Struktur für gebräuchliche Rechnungen und Gutschriften. Für spezielle Branchen wie das Baugewerbe gibt es eine Extension, die Unterpositionen definiert.

HistorieHandout laden

Historie

• April 2014: EU regelt Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen (2014/55/EU)
• Mai 2017: nationale Umsetzung in Deutschland – XRechnung Version 1.0
• September 2017: Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen
• Oktober 2017: Europäische Norm EN 16931
• Juli 2023: XRechnung Version 3.0
• März 2024: Wachstumschancengesetz mit der Verpflichtung von E-Rechnungen im B2B-Bereich
• Januar 2025: Inkrafttreten mit Übergangsregelungen

Das heißt, ab 01.01.2025 muss jede Firma und jeder Gewerbetreibende in der Lage sein E-Rechnungen zu erhalten, auch wenn er selbst von der Übergangsfriste Gebrauch macht. Die Rechnungen müssen aber nicht maschinell eingelesen werden. Sie können auch mit Viewern visualisiert werden.

ÜbergangsfristenHandout laden

Übergangsfristen

• Bis Ende 2026 können B2B Umsätze noch per Papier, PDF oder EDI abgerechnet werden.
• Bis Ende 2027 können B2B Umsätze von Unternehmen unter € 800.000,- Umsatz noch per Papier, PDF oder EDI abgerechnet werden.
• Ab 2028 ist E-Rechnung für B2B Umsätze verpflichtend. Klassisches EDI wird voraussichtlich auch möglich sein.

TechnologienHandout laden

Technologien

• XML-Schema mit der Möglichkeit XML einzubetten
• Kommunikation B2b: nicht geregelt (auch E-Mail möglich)
• Kommunikation zur öffentlichen Administration: Peppol Netzwerk

Aktuelle Warenwirtschaften können in der Regel E-Rechnungen erzeugen. Für ältere Versionen können EDI-Konverter E-Rechnungen erzeugen in der selben Verfahren wie bei EDIFACT-Rechnungen.

Beispiel

• Warenwirtschaft Sage Office Line oder Sage New Classic
• EDI LINE als EDI-Schnittstelle und Konverter nach X-Rechnung

EDI und E-Rechnungen

ConsultingHandout laden

EDI, Digitalisierung und Logistik Consulting

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• Beratung rund um EDI, E-Commerce, Logistik und Digitalisierung
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